Как сделать текст проще для чтения, не делая его примитивным

Читатель может понимать каждое слово в предложении и все равно не улавливать мысль. Причина иногда скрыта в порядке изложения. Сначала идут оговорки, затем определение, а действие, ради которого человек открыл страницу, появляется в самом конце.

Заменять термины бытовыми словами и дробить все предложения подряд опасно. Сложную тему можно объяснить ясно, сохранив содержание. Начать стоит с задачи читателя и его знаний.

Почему простые слова не гарантируют понятный текст

В инструкции могут быть знакомые слова и короткие фразы, но без порядка действий читатель все равно запутается. Поможет перестановка шагов.

В отчете слово «медиана» хочется заменить «средним значением». Однако медиана и среднее арифметическое рассчитываются по-разному. Такая замена может исказить вывод. Лучше сохранить термин и объяснить его значение.

У понятного изложения есть адресат. «Грамота.ру» в материале о редакционной политике связывает выбор слов и синтаксиса с жанром и аудиторией. Специалисту знакомый термин пояснять не придется. Новичку понадобится определение.

Начните с порядка информации

Редактору полезно прочитать абзац как ответ на вопрос. Например, человек хочет узнать, когда рассмотрят заявление. Условие поступления документа и срок рассмотрения должны находиться рядом. Если между ними вставлено длинное описание внутреннего порядка работы, читателю приходится возвращаться к началу.

Было. «В случае поступления заявления после 18:00 его рассмотрение осуществляется на следующий рабочий день».

Стало. «Если заявление поступило после 18:00, его рассмотрят на следующий рабочий день».

Срок и условие не изменились. Действие теперь выражено глаголом, а начало сразу сообщает, к каким заявлениям относится правило. Иногда одной перестановки достаточно. Следующий абзац можно оставить, если он сообщает новые сведения.

Инструкция следует порядку действий. В объяснительной статье можно сначала дать результат, затем причину. Ограничение лучше сообщить до действия, на которое оно влияет. Рекомендации CDC по понятному языку тоже советуют начинать с нужной аудитории информации.

Сохраняйте термин и сокращайте путь к его значению

Специальные слова выполняют работу. Они помогают точно назвать процесс, показатель или условие. Иногда длинная замена делает фразу менее ясной, потому что читатель теряет устойчивое название понятия.

Допустим, инструкция сообщает о резервной копии. Можно написать так.

Было. «Для восстановления файла требуется наличие резервной копии, то есть отдельно сохраненной версии файла».

Стало. «Для восстановления файла нужна резервная копия. Это отдельно сохраненная версия файла».

Термин остался на месте. Определение тоже сохранилось, но теперь читатель видит его отдельным предложением. В последующих абзацах определение можно не повторять, если документ рассчитан на последовательное чтение.

Пример помогает усвоить понятие, если показывает тот же механизм. Новые условия в примере могут исказить правило. При редактировании сроков нельзя заменять рабочие дни календарными.

Упрощайте синтаксис там, где читатель теряет связь

Длинное предложение полезно, если его части зависят друг от друга и связь хорошо видна. Сложнее читать фразу, в которой между условием и результатом расположены несколько уточнений. Тогда стоит приблизить связанные слова, вынести второстепенную деталь в соседнее предложение или вернуть действие из существительного в глагол.

Рассмотрим условный текст из формы обратной связи.

Было. «В случае возникновения ошибки при отправке формы пользователю необходимо осуществить повторную отправку после проверки корректности указанных данных. Если ошибка сохраняется, необходимо обратиться в службу поддержки».

Стало. «Если при отправке формы возникла ошибка, проверьте введенные данные и отправьте форму еще раз. Если ошибка повторится, обратитесь в службу поддержки».

В обеих версиях остаются проверка данных, повторная отправка и обращение в поддержку при сохранении ошибки. Правка убирает громоздкие существительные и сближает действие с условием. Читателю легче следовать инструкции, поскольку каждый глагол обозначает конкретный шаг.

Как не потерять точность при упрощении

Самая рискованная часть редактуры начинается там, где меняется сила утверждения. Слова «может», «только», «кроме» и «при условии» занимают мало места, но ограничивают смысл. Их нельзя вычеркивать ради гладкого ритма.

Было. «При отсутствии подтверждения оплаты обработка заявки может быть приостановлена».

Стало. «Если оплату не подтвердили, обработку заявки могут приостановить».

Сохранилась возможность приостановки. Фраза «обработку заявки приостановят» сообщала бы уже другое правило. По той же причине при редактировании научного вывода нужно беречь различие между наблюдением, предположением и доказанным результатом.

В руководстве GOV.UK по написанию стандартов прямо отмечено, что понятный язык не предполагает изменения смысла. Это особенно существенно для сроков, обязательств, исключений и формулировок, от которых зависит решение читателя.

Пять действий для редакторского прохода

1. Определите главный вопрос читателя. Найдите ответ и проверьте, не спрятан ли он за предысторией или общими пояснениями.
2. Переставьте сведения в рабочем порядке. Действие, условие и результат должны находиться достаточно близко, чтобы читатель видел их связь.
3. Проверьте термины. Оставьте названия, которые несут точный смысл. Незнакомое слово объясните при первом важном упоминании.
4. Разгрузите перегруженные фразы. Уберите лишние именные цепочки, приблизьте подлежащее к сказуемому, отделите самостоятельную мысль.
5. Сверьте смысл с исходником. Отдельно проверьте даты, числа, отрицания, условия, степень уверенности и ограничения.

Прочитайте итоговый абзац отдельно. Понятно ли, кто действует и что следует сделать? Затем сравните смысл с исходником. Если оба условия выполнены, правку можно остановить.