Как сделать текст понятнее для человека, который не знает тему

«Сначала проверьте синхронизацию», написано в инструкции. Для автора это короткая фраза. Человек, который только осваивает работу с файлами на разных устройствах, может не понять, что именно нужно проверить. Замена «проверьте» на «убедитесь» ему не поможет.

Чтобы сделать текст понятнее для человека, который не знает тему, нужно найти пропущенное объяснение. Читатель еще не связывает привычное действие с названием, которым пользуется специалист. Эту связь можно построить в двух слоях.

Начните с вопроса, ради которого открыли текст

Представим инструкцию для человека, который хочет видеть один и тот же документ на телефоне и компьютере. Его первый вопрос касается файла. Появятся ли изменения на втором устройстве? Определение синхронизации пригодится позже, когда станет ясно, какую задачу оно описывает.

Точка входа зависит от аудитории. В статье для новичков не стоит считать известными названия процессов, которые специалист употребляет каждый день. При этом знакомые слова тоже надо выбирать по контексту. В руководстве Digital.gov по ясному языку рекомендуют учитывать знания и интересы читателя до выбора формулировок.

Два слоя объяснения на одном примере

Первый слой сообщает, что происходит или что нужно сделать. Второй вводит точное название. Порядок особенно полезен, когда термин еще не встречался читателю.

Исходная фраза. «Синхронизация передает изменения файла между подключенными устройствами».

Версия для новичка. «Изменения файла передаются между подключенными устройствами. Такой перенос называют синхронизацией».

Обе фразы описывают передачу одних и тех же изменений. Во второй читатель сначала узнает, что происходит, и только потом получает слово для этого процесса. Дальше термин можно использовать без повторного длинного объяснения.

Иногда двух предложений мало. Если новое понятие зависит от другого незнакомого слова, потребуется пример с привычным предметом. Но пример должен раскрывать уже названное свойство. Добавлять возможности программы или правила, которых нет в исходном материале, нельзя.

Не теряйте точность ради знакомого слова

Технический термин стоит сохранить, если он понадобится читателю в интерфейсе, договоре или следующем разделе. Например, «резервная копия» означает отдельный экземпляр данных, предназначенный для восстановления при утрате исходных. Обычное «сохраните файл» не передает требования создать дополнительный экземпляр.

Расшифровка должна помогать представить действие. Для человека без подготовки «аутентификация» может остаться темным словом и после замены на «процедуру установления подлинности». Проще объяснить, что система проверяет личность человека при входе в учетную запись, а затем дать название процесса. Редакционные рекомендации NHS также советуют объяснять технические слова, когда они необходимы читателю.

Проверьте объяснение на человеке вне темы

Дайте читателю один абзац без предварительных пояснений. Попросите пересказать, что происходит и какое действие от него требуется. Затем покажите следующее предложение с термином. Может ли он связать название с уже знакомым описанием?

Если человек повторяет термин, но не может объяснить действие, первый слой отсутствует или слишком абстрактен. Если действие понятно, но название из инструкции остается незнакомым, не хватило второго слоя. В обоих случаях полезнее исправить место разрыва, чем переписывать всю статью.

Объяснение можно остановить, когда человек понимает действие, узнает необходимый термин и не теряет условий. Подробности для специалистов лучше раскрыть после этого, в отдельном абзаце.